Từ ngày 01/7/2025, việc ký kết hợp đồng điện tử sẽ chịu sự điều chỉnh của một số quy định pháp lý mới, ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức giao dịch, ký kết và lưu trữ tài liệu giữa các bên. Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro, doanh nghiệp và cá nhân cần nắm rõ những lưu ý quan trọng khi ký kết hợp đồng điện tử theo quy định mới từ 1/7/2025. 

1. Từ 1/7/2025 có thể công chứng online hợp đồng điện tử

Căn cứ theo quy định tại Khoản 2, Điều 48, Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025) về phạm vi giao dịch được áp dụng công chứng điện tử, các trường hợp sau đây được phép công chứng điện tử trực tuyến: 

• Công chứng điện tử trực tiếp được áp dụng với tất cả các giao dịch dân sự. 
• Công chứng điện tử trực tuyến áp dụng với các giao dịch dân sự, trừ di chúc và giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương khác. 
• Cơ quan đại diện ngoại giao thực hiện công chứng điện tử đối với các giao dịch theo quy định tại Khoản 1, Điều 73 của Luật Công chứng.

Như vậy, hợp đồng có thể được công chứng trực tuyến vì hợp đồng là giao dịch dân sự (giao dịch dân sự được áp dụng phương pháp công chứng điện tử trực tuyến) trừ trường hợp di chúc và các giao dịch dân sự là hành vi pháp lý đơn phương. 

2. Quy trình công chứng hợp đồng điện tử 

Theo quy định tại Điều 53, Nghị định 104/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, việc công chứng điện tử trực tuyến của hợp đồng điện tử được thực hiện theo các bước sau: 

Bước 1: Người yêu cầu công chứng gửi yêu cầu thực hiện công chứng

Người yêu cầu công chứng thực hiện việc gửi yêu cầu công chứng đến tổ chức hành nghề công chứng, tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.

Bước 2: Công chứng viên khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến

Công chứng viên tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến, bao gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu khác nhau. 

Bước 3: Tải văn bản lên hệ thống công chứng điện tử

Công chứng viên tải lên nền tảng công chứng điện tử văn bản giao dịch đã được soạn thảo ở dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản giao dịch đã được ký số bởi người có thẩm quyền.

Bước 4: Người yêu cầu công chứng đọc và kiểm tra nội dung giao dịch

Người yêu cầu công chứng tự đọc văn bản trên nền tảng công chứng điện tử hoặc có thể đề nghị công chứng viên đọc cho nghe.

Bước 5: Xuất trình giấy tờ và xác minh thông tin

Khi đồng ý với toàn bộ nội dung hợp đồng, người yêu cầu công chứng xuất trình giấy tờ tùy thân và tài liệu liên quan. Sau đó, công chứng viên sẽ kiểm tra, đối chiếu thông tin giấy tờ với cơ sở dữ liệu (nếu có). Nếu giấy tờ hợp lệ, công chứng viên chuyển đổi chúng thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng để các bên cùng kiểm tra.

Bước 6: Nhận diện và xác thực người tham gia giao dịch

Công chứng viên xác minh nhân thân của người tham gia và kiểm tra tính hợp pháp của giao dịch. Sau đó, chứng kiến người tham gia thực hiện ký số vào văn bản.

Bước 7: Kiểm tra và ký xác nhận bằng chữ ký số

Công chứng viên tại các điểm cầu kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số. Công chứng viên khởi tạo giao dịch kiểm tra lại toàn bộ chữ ký số và tiến hành ký số, gắn dấu thời gian vào lời chứng.

Bước 8: Hoàn tất và gửi văn bản công chứng điện tử

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện ghi số văn bản công chứng, ký số, gắn dấu thời gian, thu phí và chi phí liên quan, sau đó gửi văn bản công chứng điện tử cho người yêu cầu qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký trước đó. 

Bước 9: Lưu trữ và chia sẻ thông tin công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng thực hiện lưu vào sổ công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng điện tử, sau đó chia sẻ quyền truy cập văn bản cho các công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng tại các điểm cầu có tham gia giao dịch. 

3. Phải ký phụ lục hợp đồng khi thay đổi địa chỉ của một bên trong hợp đồng từ 1/7/2025 đúng không?

Từ ngày 01/7/2025, việc chia tách, sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính một số tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có thể dẫn đến thay đổi địa chỉ trụ sở của doanh nghiệp ghi trong hợp đồng đã ký trước đó. Trong trường hợp này, nhiều doanh nghiệp băn khoăn liệu có bắt buộc phải ký phụ lục hợp đồng để cập nhật lại thông tin địa chỉ hay không.

Căn cứ theo quy định tại Điều 403 và Điều 422 của Bộ luật Dân sự 2015 về phụ lục hợp đồng và chấm dứt hợp đồng, có thể khẳng định rằng việc thay đổi địa chỉ của một bên không làm ảnh hưởng đến hiệu lực của hợp đồng đã ký kết.

Do đó, chỉ khi việc thay đổi địa chỉ có tác động đến quá trình thực hiện hợp đồng, ví dụ như ảnh hưởng đến địa điểm giao hàng, nơi cung cấp dịch vụ hoặc liên lạc, thì các bên mới cần lập phụ lục để điều chỉnh.

Ngược lại, nếu việc thay đổi địa chỉ không ảnh hưởng đến nội dung hoặc nghĩa vụ trong hợp đồng, thì việc lập phụ lục là không bắt buộc mà chỉ mang tính thống nhất thông tin, tạo sự đồng bộ về mặt hành chính giữa các bên.

Tóm lại, từ ngày 01/7/2025, việc ký kết và công chứng hợp đồng điện tử sẽ trở nên thuận tiện hơn nhờ quy định cho phép công chứng trực tuyến và quy trình rõ ràng. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý: nếu thay đổi địa chỉ do chia lại địa giới hành chính, chỉ cần ký phụ lục hợp đồng khi việc thay đổi này ảnh hưởng đến việc thực hiện hợp đồng. 

Việc hiểu đúng và áp dụng đúng quy định sẽ giúp các bên tránh rủi ro pháp lý và nâng cao hiệu quả giao kết. Để tìm hiểu thêm và trải nghiệm phần mềm hợp đồng điện tử an toàn, tiện lợi, bạn có thể truy cập ngay tại: https://icontract.com.vn/ .

Nguyệt Nga