Doanh nghiệp triển khai hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp rút ngắn thời gian ký kết, tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ lao động góp phần đẩy nhanh chuyển đổi số. Từ ngày 01/7/2026, cùng với việc Thông tư 08/2026/TT-BNV có hiệu lực hướng dẫn thi hành Nghị định 337/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp vừa và nhỏ sử dụng hợp đồng lao động điện tử cần chủ động xây dựng lộ trình chuyển đổi phù hợp để bảo đảm tính pháp lý và sẵn sàng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia. 

1. Vì sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên chuyển sang hợp đồng lao động điện tử?

So với hợp đồng giấy truyền thống, hợp đồng lao động điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm chi phí in ấn, chuyển phát hay lưu trữ hồ sơ, dễ dàng quản lý, tra cứu và cập nhật dữ liệu nhân sự. Hợp đồng lao động điện tử còn hỗ trợ làm việc từ xa, tuyển dụng trực tuyến, nâng cao tính minh bạch và khả năng kiểm soát quy trình ký kết.

2. Doanh nghiệp có bắt buộc chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử không?

Theo Điều 28, Nghị định 337/2025/NĐ-CP quy định: Chậm nhất là ngày 01/7/2026, Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải được chính thức đưa vào vận hành. Việc giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được thực hiện theo quy định tại Nghị định này từ ngày 01/7/2026.

Quy định này khiến rất nhiều người lầm tưởng bắt buộc chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử được áp dụng từ ngày 1/7/2026. Tuy nhiên, quy định này chỉ xác định thời điểm hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật và cơ chế quản lý đối với hợp đồng lao động điện tử, không phải là mốc bắt buộc tất cả doanh nghiệp phải chuyển sang hình thức điện tử. 

Như vậy, từ ngày 01/7/2026, hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được giao kết hợp pháp và còn hiệu lực vẫn tiếp tục được thực hiện theo nội dung đã ký.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Tiếp tục sử dụng hợp đồng giấy đối với các hợp đồng đang có hiệu lực;
• Chuyển đổi hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử khi có nhu cầu và đáp ứng điều kiện theo quy định;

Hiện nay, các doanh nghiệp áp dụng hợp đồng lao động điện tử đối với các hợp đồng ký mới nhằm từng bước hoàn thành quá trình chuyển đổi số. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa quản lý nhân sự trong bối cảnh mới.

3. Điều kiện chuyển đổi sang hợp đồng điện tử 

Việc chuyển đổi sang sử dụng hợp đồng lao động điện tử đòi hỏi người sử dụng lao động và người lao động đều phải đáp ứng những điều kiện bắt buộc theo Điều 6, Nghị định 337/2025/NĐ-CP. 

(1) Điều kiện đối với người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân

Người lao động và người sử dụng lao động là cá nhân phải có giấy tờ tùy thân bao gồm:

• Thẻ CCCD hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn.
• Thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

(2) Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình

Đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp cơ quan tổ chức, hợp tác xã, hộ gia đình phải có:

• Quyết định thành lập hoặc quyết định quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức hoặc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư hoặc giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh 
• Giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).

(3) Có chữ ký số 

Người sử dụng lao động và người lao động cần có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

4. Lộ trình chuyển đổi sang hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lộ trình chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng điện tử cho doanh nghiệp vừa và nhỏ được thực hiện theo mô hình chung như sau:

Giai đoạn 1: Rà soát hiện trạng hồ sơ lao động

Doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Số lượng hợp đồng đang còn hiệu lực;
• Loại hợp đồng (xác định thời hạn, không xác định thời hạn, thử việc…);
• Hồ sơ lao động đang lưu trữ;
• Quy trình ký kết hiện tại.

Việc đánh giá hiện trạng sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch chuyển đổi phù hợp với quy mô và nguồn lực.

Giai đoạn 2: Chuẩn bị hạ tầng công nghệ

Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp hợp đồng điện tử đáp ứng các yêu cầu pháp lý như:

• Hỗ trợ chữ ký số hợp lệ;
• Bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu;
• Có khả năng lưu trữ và tra cứu hợp đồng;
• Sẵn sàng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định.

Đây là nền tảng quan trọng để bảo đảm quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi.

Giai đoạn 3: Chuẩn hóa quy trình ký kết

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thống nhất từ soạn thảo hợp đồng, gửi hợp đồng cho người lao động đến xác thực danh tính các bên, ký số và lưu trữ hồ sơ điện tử kết hợp với quản lý vòng đời hợp đồng..

Việc chuẩn hóa quy trình giúp giảm sai sót và nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự.

Giai đoạn 4: Thực hiện chuyển đổi theo từng nhóm hợp đồng

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, không nhất thiết phải chuyển đổi toàn bộ trong một thời điểm. Có thể ưu tiên chuyển đổi trước với các hợp đồng lao động ký mới, hợp đồng gia hạn, tái ký hay các hợp đồng với lao động làm việc từ xa hoặc tại nhiều địa điểm. 

Giai đoạn 5: Đào tạo người sử dụng và người lao động

Đào tạo người sử dụng và hướng dẫn người lao động giao kết hợp đồng điện tử sẽ giúp việc chuyển đổi sẽ đạt hiệu quả cao. Doanh nghiệp nên cử người đi học tập và tổ chức hướng dẫn cho người lao động về:

• Quy trình ký hợp đồng điện tử;
• Cách sử dụng chữ ký số;
• Tra cứu hợp đồng;
• Bảo mật tài khoản và dữ liệu.

5. Những điểm mới doanh nghiệp cần lưu ý theo Thông tư 08/2026/TT-BNV

Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn Nghị định 337/2025/NĐ-CP có nhiều nội dung quan trọng để triển khai hợp đồng lao động điện tử, bao gồm:

• Quy định về cấp mã định danh (ID) cho hợp đồng lao động điện tử.
• Hướng dẫn cấp, khóa và mở khóa tài khoản truy cập Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
• Quy định về kết nối giữa nhà cung cấp giải pháp hợp đồng điện tử với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia.
• Hướng dẫn quản lý, khai thác, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu hợp đồng điện tử.
• Quy định về cấu trúc mã định danh đối với hợp đồng ký mới, hợp đồng chuyển đổi từ giấy sang điện tử và hợp đồng điện tử đã giao kết trước thời điểm nền tảng chính thức vận hành.

Như vậy, có thể thấy với hành lang pháp lý được hoàn thiện bởi Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV, doanh nghiệp nên chủ động xây dựng lộ trình chuyển đổi sang hợp đồng lao động điện tử phù hợp, ưu tiên triển khai đối với các hợp đồng ký mới và từng bước số hóa toàn bộ quy trình quản lý lao động. Đây sẽ là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp tăng năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trong giai đoạn chuyển đổi số.

Thu Hương