Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp và người lao động có thể phát sinh nhu cầu thay đổi mức lương, chức danh, địa điểm làm việc, phụ cấp, công việc hoặc bổ sung một số thỏa thuận so với hợp đồng lao động đã ký. Khi đó, phụ lục hợp đồng lao động là một trong những văn bản được sử dụng để ghi nhận nội dung thay đổi.

Vậy phụ lục hợp đồng lao động là gì? Có được ký nhiều lần không? Khi nào phải ký phụ lục và cần lưu ý gì để phụ lục có giá trị pháp lý? Bài viết dưới đây cung cấp mẫu phụ lục hợp đồng lao động mới nhất, có thể tùy chỉnh cho nhiều ngành nghề và trường hợp sử dụng.

1. Phụ lục hợp đồng lao động là gì?

Theo Điều 22, Bộ luật Lao động 2019, phụ lục hợp đồng lao động là một bộ phận của hợp đồng lao động và có hiệu lực như hợp đồng lao động.

Phụ lục hợp đồng lao động được sử dụng để:

• Quy định chi tiết một số điều, khoản của hợp đồng lao động;
• Sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng lao động.

Trường hợp phụ lục chỉ nhằm quy định chi tiết nội dung hợp đồng nhưng dẫn đến cách hiểu khác với hợp đồng lao động thì thực hiện theo nội dung của hợp đồng lao động.

Nếu phụ lục được sử dụng để sửa đổi, bổ sung hợp đồng thì phải ghi rõ:

• Nội dung điều, khoản được sửa đổi, bổ sung;
• Nội dung sửa đổi, bổ sung;
• Thời điểm bắt đầu có hiệu lực.

2. Quy định về số lần được ký phụ lục hợp đồng lao động

2.1. Khi nào cần ký phụ lục hợp đồng lao động?

Theo khoản 2, Điều 33, Bộ luật Lao động 2019, khi có nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động và hai bên đạt được thỏa thuận, việc sửa đổi có thể được thực hiện bằng cách ký phụ lục hợp đồng lao động hoặc giao kết hợp đồng lao động mới.

Một số trường hợp thường gặp cần lập phụ lục gồm:

• Điều chỉnh mức lương hoặc cơ cấu tiền lương;
• Thay đổi chức danh, vị trí công việc;
• Thay đổi địa điểm làm việc;
• Bổ sung hoặc điều chỉnh phụ cấp;
• Thay đổi chế độ, quyền lợi của người lao động;
• Bổ sung các thỏa thuận liên quan đến công việc;
• Quy định chi tiết nội dung đã được ghi nhận trong hợp đồng lao động.

Nếu một bên đề nghị sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng lao động thì phải báo cho bên còn lại biết trước ít nhất 03 ngày làm việc về nội dung cần sửa đổi, bổ sung.

2.2. Có được ký phụ lục hợp đồng lao động nhiều lần không?

Pháp luật hiện hành không quy định số lần tối đa được ký phụ lục hợp đồng lao động.

Điều 22 và Điều 33, Bộ luật Lao động 2019 không đặt ra giới hạn về số lần ký phụ lục. Do đó, trong thời gian hợp đồng lao động còn hiệu lực, các bên có thể ký nhiều phụ lục khi phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung hoặc quy định chi tiết nội dung hợp đồng, miễn là việc ký kết tuân thủ quy định pháp luật.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên ký phụ lục một cách tùy tiện hoặc sử dụng nhiều phụ lục để thay đổi liên tục các nội dung quan trọng của quan hệ lao động. Nếu nội dung thay đổi quá nhiều hoặc làm thay đổi bản chất của hợp đồng, việc giao kết hợp đồng lao động mới có thể phù hợp và rõ ràng hơn.

Đặc biệt, dù có thể ký nhiều phụ lục, không được dùng phụ lục để sửa đổi thời hạn của hợp đồng lao động. Đây là giới hạn được quy định trực tiếp tại Điều 22, Bộ luật Lao động 2019.

3. Mẫu Phụ lục hợp đồng lao động mới nhất cho mọi ngành nghề

Hiện nay, pháp luật không quy định một mẫu phụ lục hợp đồng lao động bắt buộc áp dụng chung cho tất cả doanh nghiệp, ngành nghề.

Do đó, doanh nghiệp có thể xây dựng mẫu phù hợp với nội dung cần sửa đổi, bổ sung, miễn bảo đảm các thông tin cần thiết và không trái quy định của pháp luật lao động.

Dưới đây là mẫu phụ lục hợp đồng lao động có thể sử dụng cho nhiều ngành nghề như sản xuất, thương mại, dịch vụ, công nghệ, xây dựng, kế toán, marketing, bán hàng…

Tải mẫu Phụ lục hợp đồng lao động mới nhất cho mọi ngành nghề tại đây

4. Cách điền mẫu phụ lục hợp đồng lao động

Khi sử dụng mẫu trên, doanh nghiệp cần xác định rõ nội dung nào của hợp đồng lao động được giữ nguyên và nội dung nào được thay đổi.

a. Trường hợp điều chỉnh tiền lương

Nếu phụ lục được lập để tăng hoặc giảm mức lương, nên ghi cụ thể:

• Mức lương cũ;
• Mức lương mới;
• Các khoản phụ cấp hoặc khoản bổ sung có liên quan;
• Thời điểm áp dụng mức lương mới.

Ví dụ:

Kể từ ngày 01/09/2026, mức lương theo công việc/chức danh của người lao động được điều chỉnh từ 12.000.000 đồng/tháng lên 15.000.000 đồng/tháng.

Không nên chỉ ghi chung chung như "hai bên thống nhất điều chỉnh lương" mà không xác định mức lương mới và thời điểm áp dụng.

b. Trường hợp thay đổi chức danh hoặc vị trí công việc

Phụ lục nên thể hiện rõ:

• Chức danh cũ: Nhân viên kinh doanh
  Chức danh mới: Trưởng nhóm kinh doanh
  Thời điểm áp dụng: Từ ngày …/…/…

Nếu việc thay đổi kéo theo thay đổi về lương, phụ cấp, địa điểm hoặc các quyền lợi khác thì nên ghi nhận đồng thời trong phụ lục để tránh tranh chấp về sau.

c. Trường hợp thay đổi địa điểm làm việc

Cần ghi rõ địa điểm làm việc mới, chẳng hạn:

Kể từ ngày …/…/…, địa điểm làm việc của người lao động được điều chỉnh từ … sang …

Đồng thời, cần đối chiếu với nội dung hợp đồng lao động và thỏa thuận giữa hai bên để bảo đảm việc điều chuyển phù hợp với quy định pháp luật.

d. Trường hợp bổ sung phụ cấp hoặc chế độ

Phụ lục có thể được sử dụng để bổ sung các khoản như:

• Phụ cấp trách nhiệm;
• Phụ cấp chức vụ;
• Phụ cấp ăn trưa;
• Phụ cấp điện thoại;
• Phụ cấp đi lại;
• Các khoản bổ sung khác theo thỏa thuận.

Nội dung nên xác định rõ mức hưởng, điều kiện hưởng và thời điểm áp dụng nếu các yếu tố này có ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.

e. Ghi rõ hiệu lực của phụ lục hợp đồng

Thời điểm có hiệu lực cần được ghi rõ trong phụ lục nếu phụ lục được sử dụng để sửa đổi, bổ sung nội dung hợp đồng.

Ví dụ:

"Nội dung sửa đổi tại Điều 1 của Phụ lục này có hiệu lực kể từ ngày 01/09/2026."

Theo Điều 22, Bộ luật Lao động 2019, khi phụ lục sửa đổi, bổ sung một số điều, khoản của hợp đồng thì phải ghi rõ nội dung được sửa đổi, bổ sung và thời điểm có hiệu lực.

Việc ghi rõ thời điểm áp dụng đặc biệt quan trọng đối với các nội dung liên quan đến tiền lương, phụ cấp, chức danh hoặc địa điểm làm việc.

5. Lưu ý khi ký phụ lục hợp đồng lao động

Để phụ lục được lập rõ ràng và hạn chế tranh chấp, doanh nghiệp và người lao động nên lưu ý:

• Ghi chính xác thông tin của các bên: Thông tin về doanh nghiệp, người đại diện và người lao động cần thống nhất với hợp đồng lao động đã ký.
• Dẫn chiếu chính xác hợp đồng lao động: Nên ghi số hợp đồng, ngày ký và các điều, khoản được sửa đổi, bổ sung.
• Ghi rõ nội dung thay đổi: Không nên sử dụng các cụm từ chung chung như "điều chỉnh theo thỏa thuận" mà không nêu cụ thể nội dung mới.
• Xác định thời điểm có hiệu lực: Đặc biệt cần thiết khi thay đổi tiền lương, phụ cấp hoặc các chế độ khác.
• Không dùng phụ lục để sửa thời hạn hợp đồng: Đây là giới hạn pháp lý quan trọng được quy định tại Điều 22, Bộ luật Lao động 2019.
• Bảo đảm sự thống nhất giữa hợp đồng và phụ lục: Nếu phụ lục chỉ quy định chi tiết nhưng dẫn đến cách hiểu khác với hợp đồng lao động thì nội dung của hợp đồng lao động được ưu tiên áp dụng theo Điều 22.

Như vậy, phụ lục hợp đồng lao động là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp và người lao động cập nhật, bổ sung các nội dung phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng mà không nhất thiết phải ký lại toàn bộ hợp đồng. Phụ lục có thể được sử dụng để quy định chi tiết hoặc sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng, nhưng không được sửa đổi thời hạn hợp đồng lao động. Pháp luật cũng không giới hạn số lần ký phụ lục.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên phát sinh nhu cầu ký kết, sửa đổi và lưu trữ hợp đồng, việc sử dụng hợp đồng điện tử giúp chuẩn hóa quy trình, giảm thời gian ký kết và thuận tiện quản lý hồ sơ lao động. Tham khảo ngay phần mềm Hợp đồng lao động điện tử iContract:

• Miền Bắc: 1900.4767 (Tư vấn miễn phí; Cước gọi 1000đ/phút)
• Miền Trung/Nam: 1900.4768 (Tư vấn miễn phí; Cước gọi 1000đ/phút)

Dương Nguyễn