Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn lúng túng trước câu hỏi: khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng có phải xuất hóa đơn hay không? Việc hiểu sai bản chất khoản thu này có thể dẫn đến rủi ro về thuế, kế toán và hóa đơn. Do đó, nắm rõ quy định pháp luật và áp dụng đúng ngay từ khâu ký kết hợp đồng là yêu cầu quan trọng đối với doanh nghiệp.

1. Phạt vi phạm hợp đồng là gì?

Theo Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm hợp đồng là khoản tiền mà bên vi phạm phải trả cho bên bị vi phạm khi không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ đã cam kết. Khoản tiền này mang tính chế tài, nhằm ràng buộc trách nhiệm và đảm bảo tính tuân thủ hợp đồng, không phải là khoản thanh toán cho hàng hóa hay dịch vụ.

2. Phạt vi phạm hợp đồng có phải xuất hóa đơn không?

Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh nhiều doanh nghiệp, đơn vị không tránh khỏi việc bị phạt vi phạm hợp đồng. 

2.1. Không lập hóa đơn khi phạt vi phạm hợp đồng

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 5, Thông tư 219/2013/TT-BTC quy định về các trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT như sau:

Như vậy, căn cứ theo quy định về hóa đơn hiện hành, hóa đơn chỉ được lập đối với hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Trong khi đó, tiền phạt vi phạm hợp đồng không phát sinh từ hoạt động mua bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ, mà là khoản bồi hoàn do vi phạm nghĩa vụ. Vì vậy, tiền phạt vi phạm hợp đồng không thuộc đối tượng phải xuất hóa đơn GTGT. 

a. Đối với bên trả tiền phạt

Khi trả khoản tiền phạt, bên nhận phạt không lập hóa đơn, mà thực hiện lập chứng từ chi tiền theo quy định kế toán kèm theo biên bản xác nhận vi phạm hợp đồng, quyết định phạt hoặc thỏa thuận phạt. 

b. Đối với bên thu tiền phạt

Bên thu tiền phạt không lập hóa đơn mà thực hiện lập chứng từ thu tiền theo quy định của luật kế toán kèm theo biên bản xác nhận vi phạm hợp đồng, quyết định phạt hoặc thỏa thuận phạt.

c. Cách hạch toán đối với khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng

Hạch toán đối với khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng được thực hiện như sau:

• Trường hợp khoản thu về tiền phạt vi phạm hợp đồng cao hơn khoản chi tiền phạt, tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng: Sau khi bù trừ, phần chênh lệch còn lại tính vào thu nhập khác của thuế TNDN.
• Trường hợp khoản thu về tiền phạt vi phạm hợp đồng thấp hơn khoản chi tiền phạt, tiền bồi thường do vi phạm hợp đồng: Sau khi bù trừ, phần chênh lệch còn lại tính giảm trừ vào thu nhập khác.
• Thực hiện lưu trữ chứng từ thu tiền theo quy định của kế toán.

Lưu ý: Các bên thực hiện thu và thanh toán theo đúng nội dung đã ghi nhận trong quyết định phạt hoặc thỏa thuận phạt vi phạm hợp đồng. Chỉ khi khoản tiền được thu có bản chất là bồi thường gắn với việc cung ứng thêm hàng hóa, dịch vụ, hoặc được thỏa thuận như một khoản thanh toán thay thế, thì sẽ xem xét xuất hóa đơn.

2.2. Cách hạch toán và quản lý khoản phạt vi phạm hợp đồng

Khi có các khoản phạt vi phạm hợp đồng kế toán thuế hạch toán như sau:

• Bên thu tiền phạt hạch toán vào thu nhập khác;
• Bên chi tiền phạt hạch toán vào chi phí khác;
• Khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng không chịu thuế GTGT.

Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ pháp lý gồm hợp đồng, phụ lục hợp đồng, biên bản vi phạm, chứng từ thanh toán để làm căn cứ khi cơ quan thuế kiểm tra.

3. Sử dụng hợp động điện tử để hạn chế vi phạm hợp đồng

Việc sử dụng hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Ký kết nhanh chóng, minh bạch, hạn chế sai sót thủ công;
• Dễ dàng lưu trữ, tra cứu và đối chiếu khi phát sinh tranh chấp;
• Tăng giá trị pháp lý và bằng chứng chứng minh nghĩa vụ các bên;
• Hỗ trợ quản trị hợp đồng tập trung, giảm nguy cơ vi phạm do quên thời hạn hoặc điều khoản.

Ứng dụng hợp đồng điện tử kết hợp chữ ký số giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các rủi ro về pháp lý và thuế liên quan đến vi phạm hợp đồng, tránh việc sửa chữa, gian lận sau khi ký. 

Ngoài ra, để giảm thiểu rủi ro phát sinh tiền phạt và tranh chấp, doanh nghiệp nên:

• Soạn thảo hợp đồng rõ ràng về quyền, nghĩa vụ và mức phạt vi phạm;
• Quy định cụ thể trường hợp áp dụng phạt, thời điểm phát sinh và phương thức thanh toán;
• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng bằng quy trình nội bộ chặt chẽ;
• Chủ động rà soát hợp đồng định kỳ, đặc biệt với các hợp đồng dài hạn.

Trên đây là giải đáp về việc phạt vi phạm hợp đồng có phải xuất hóa đơn không. Doanh nghiệp, đơn vị sẽ không phải xuất hóa đơn do không phải là khoản thu từ hoạt động bán hàng hóa hay cung ứng dịch vụ. Tuy nhiên, để tránh rủi ro về thuế và kế toán, doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất khoản tiền phạt, hạch toán đúng quy định và lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan. Quan trọng hơn, việc xây dựng hợp đồng chặt chẽ và ứng dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa vi phạm, nâng cao hiệu quả quản trị và bảo đảm an toàn pháp lý trong hoạt động kinh doanh.

Thu Hương