Số hợp đồng là gì? Số hợp đồng là một thuật ngữ thường được sử dụng trong các tài liệu hợp đồng, giấy tờ pháp lý và các thỏa thuận kinh doanh… Để hiểu rõ hơn về khái niệm này, bài viết này sẽ cung cấp các thông tin về số hợp đồng là gì và cách đánh số hợp đồng chuẩn và logic, mời Quý bạn đọc tham khảo!

1. Số hợp đồng là gì? Lợi ích của việc đánh số hợp đồng

Số hợp đồng là gì là thắc mắc của nhiều người khi mới lập hợp đồng.

Số hợp đồng không còn là thuật ngữ quá xa lạ đối với những người làm công việc kế toán, thư ký, thủ quỹ, văn thư,… Vậy số hợp đồng là gì? Lợi ích của việc đánh số hợp đồng là gì?

1.1. Số hợp đồng là gì?

Số hợp đồng là dãy số ghi trên hợp đồng và thường được đặt ở dưới tên hợp đồng. Hiện nay, không có văn bản hay quyết định nào quy định về cách đánh số sao cho đúng. Với mỗi doanh nghiệp sẽ có các cách đánh số khác nhau, miễn sao doanh nghiệp dễ tìm, dễ theo dõi và dễ quản lý.

Thông thường, các doanh nghiệp hay đánh số hợp đồng theo tên nhà cung cấp hay khách hàng cùng với tên doanh nghiệp, tiếp theo là ngày tháng làm hợp đồng, sau đó là tên viết tắt nội dung hợp đồng và lưu theo từng khách hàng, từng nhà cung cấp.

1.2. Lợi ích của việc đánh số hợp đồng

Việc đánh số hợp đồng có thể mang lại nhiều lợi ích quan trọng, bao gồm:

• (1) Dễ dàng quản lý và theo dõi: Khi một hợp đồng được đánh số và lưu trữ một cách có hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và theo dõi. Nếu muốn tìm kiếm lại hợp đồng hay có bất kỳ phát sinh liên quan đến hợp đồng, việc đánh số hợp đồng cũng giúp cho việc tìm kiếm và xử lý các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• (2) Giúp phân biệt các hợp đồng khác nhau: Việc đánh số hợp đồng giúp phân biệt rõ ràng các hợp đồng khác nhau, đặc biệt là trong trường hợp nhiều hợp đồng được ký kết cùng một lúc hoặc khi có nhiều bên tham gia. Từ đó, việc bàn giao lại các hợp đồng cũng đơn giản và không làm tốn nhiều thời gian.
• (3) Đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng: Khi một hợp đồng được đánh số, việc thay đổi hoặc sửa đổi nó sẽ trở nên khó khăn hơn, đồng thời cũng giúp đảm bảo tính toàn vẹn của hợp đồng.

2. Hướng dẫn đánh số hợp đồng chuẩn, logic

Hướng dẫn cách đánh số hợp đồng.

Để đánh số hợp đồng một cách đúng và logic thuận lợi cho việc tìm kiếm hợp đồng, Quý bạn đọc có thể tham khảo các cách dưới đây:

+) Số thứ tự/ Năm phát sinh Hợp đồng - Tên viết tắt nội dung hợp đồng

Ví dụ: 001/2023-HĐXL (001 là số thứ tự, 2023 là hợp đồng được phát sinh vào năm 2023, HĐXL là Hợp đồng xây lắp)

+)  Số thứ tự/Tháng/Năm phát sinh Hợp đồng - Tên viết tắt nội dung hợp đồng

Ví dụ: 001/03/23/TSD-HĐLĐ (001 là số thứ tự, 03/23 là hợp đồng được phát sinh vào tháng 3 năm 2023, HĐLĐ là Hợp đồng lao động)

+)  Số thứ tự - Tên NCC (hoặc tên khách hàng) - Ngày/Tháng/Năm phát sinh hợp đồng

Ví dụ: 001/ATC/2023-HĐVC (001 là số thứ tự, TSD là hợp đồng được ký với công ty ATC, 2023 là hợp đồng được phát sinh năm 2023 và HĐVC là Hợp đồng vận chuyển).

3. Một số lưu ý khi đánh số hợp đồng

Mặc dù không có một quy tắc nào chung cho việc đánh số hợp đồng nên đôi khi các nhân viên kế toán mới vào ngành sẽ gặp rất nhiều thắc mắc. Vì vậy, khi đánh số hợp đồng, có một số lưu ý quan trọng sau đây:

• (1) Đánh số hợp đồng theo thứ tự: Đánh số hợp đồng theo thứ tự, bắt đầu từ số 1 cho hợp đồng đầu tiên và tiếp tục đánh số tăng dần cho các hợp đồng sau đó.
• (2) Đánh số hợp đồng duy nhất: Mỗi hợp đồng cần được đánh số duy nhất, đảm bảo rằng không có hai hợp đồng nào có cùng số. Việc bạn đánh số hợp đồng giống nhau sẽ không làm ảnh hưởng gì đến nội dung hợp đồng nhưng nó sẽ khiến gặp khó khăn khi kiểm tra, quản lý và giám sát các hợp đồng.
• (3) Không bỏ sót số: Hãy đảm bảo rằng không có số nào bị bỏ sót khi đánh số hợp đồng, vì điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn hoặc gây khó khăn trong việc quản lý hợp đồng.
• (4) Lưu trữ hợp đồng: Sau khi đánh số hợp đồng, doanh nghiệp cần lưu trữ các hợp đồng cẩn thận để có thể dễ dàng tìm kiếm và truy cập lại khi cần thiết.
• (5) Thay đổi số hợp đồng: Nếu cần thay đổi số hợp đồng, hãy đảm bảo thông báo cho tất cả các bên liên quan để tránh sự nhầm lẫn hoặc khó khăn trong việc quản lý hợp đồng.

4. Phần mềm hợp đồng điện tử tối ưu quá trình đánh số hợp đồng

Phần mềm hợp đồng điện tử iContract giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử để giúp đơn giản hóa quá trình đánh số hợp đồng. Phần mềm hợp đồng điện tử sẽ tự động đánh số hợp đồng và giúp đảm bảo tính duy nhất của số hợp đồng. Người lập cũng có thể tùy chỉnh hoặc định dạn g số hợp đồng theo mong muốn.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm hợp đồng điện tử còn giúp tăng tính chính xác,  giảm thiểu sự cố lỗi do đánh số hợp đồng thủ công và tăng tính hiệu quả trong quá trình quản lý hợp đồng. Doanh nghiệp có thể lưu trữ và truy cập dễ dàng các hợp đồng đã được đánh số và có thể tìm kiếm nhanh chóng bất kỳ hợp đồng nào bằng cách sử dụng chức năng tìm kiếm của phần mềm.

Qua bài viết Số hợp đồng là gì? Hướng dẫn đánh số hợp đồng 2023 hy vọng sẽ cung cấp nhiều thông tin hữu ích đến bạn đọc. Ngoài ra, để được tư vấn thêm về phần mềm ký kết hợp đồng điện tử iContract, vui lòng liên hệ qua thông tin dưới đây:

CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN

• Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
• Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
• Tel: 024.37545222
• Fax: 024.37545223
• Website: https://icontract.com.vn/