Thanh lý hợp đồng là thủ tục pháp lý được tổ chức, cá nhân sử dụng nhằm chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên hay nói cách khác để chấm dứt hợp đồng. Để thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng, các bên cần nắm được một số quy định quan trọng về điều kiện, thời điểm, hình thức và hồ sơ, các biểu mẫu biên bản khi thanh lý hợp đồng.

Trình tự, thủ tục thanh lý hợp đồng.

1. Các trường hợp cần thanh lý hợp đồng

Theo Điều 28, Pháp lệnh Hợp đồng kinh tế năm 1989, các trường hợp cần phải thanh lý hợp đồng bao gồm:

• Đã hoàn thành xong hợp đồng kinh tế.
• Hợp đồng kinh tế hết hạn và các bên không có thỏa thuận kéo dài hợp đồng.
• Hủy bỏ hoặc đình chỉ hợp đồng kinh tế.
• Không tiếp tục thực hiện hợp đồng kinh tế.
• Hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện do đối tượng của hợp đồng không còn.
• Các bên giao kết hợp đồng chết hoặc pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại.

Mặc dù trong quy định pháp luật hiện hành không có nhiều nội dung chi tiết về thanh lý hợp đồng nhưng đây là thuật ngữ phổ biến được nhiều bên sử dụng khi giao kết các hình thức hợp đồng. Theo đó, thủ tục thanh lý hợp đồng được thực hiện sau khi hợp đồng được hoàn thành hoặc theo thỏa thuận của các bên.

2. Thủ tục thanh lý hợp đồng

Để thực hiện thủ tục thanh lý hợp đồng, các bên cần nắm vững một số vấn đề sau:

2.1. Nguyên tắc thanh lý hợp đồng

Theo Điều 3, Bộ Luật Dân sự năm 2015, việc thanh lý hợp đồng được thực hiện dựa trên nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận miễn không trái với quy định của pháp luật theo quy định tại Điều 3, Bộ Luật Dân sự năm 2015:

“(1). Mọi cá nhân, pháp nhân đều bình đẳng, không được lấy bất kỳ lý do nào để phân biệt đối xử; được pháp luật bảo hộ như nhau về các quyền nhân thân và tài sản.

(2). Cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình trên cơ sở tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận. Mọi cam kết, thỏa thuận không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội có hiệu lực thực hiện đối với các bên và phải được chủ thể khác tôn trọng.

(3). Cá nhân, pháp nhân phải xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự của mình một cách thiện chí, trung thực.

(4). Việc xác lập, thực hiện, chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự không được xâm phạm đến lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của người khác.

(5). Cá nhân, pháp nhân phải tự chịu trách nhiệm về việc không thực hiện hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ dân sự”.

Thanh lý hợp đồng căn cứ trên nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết.

2.2. Thủ tục thanh lý hợp đồng

Theo các quy định ở trên, không có quy định bắt buộc hay khuôn mẫu nào cho quy trình thanh lý hợp đồng. Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận thực hiện, soạn dự thảo thanh lý hợp đồng cho đến khi cả hai bên cùng thống nhất, đồng thuận ý kiến thì tiến hành ký biên bản thanh lý hợp đồng.

Sau khi thực hiện thanh lý hợp đồng, quyền và nghĩa vụ của các bên sẽ thực hiện theo biên bản thanh lý này. Tuy nhiên, một số trường hợp việc thanh lý hợp đồng do một bên đơn phương mong muốn thì phải căn cứ vào các điều khoản tại hợp đồng trước đó, cụ thể:

• Nếu hai bên có thỏa thuận trong hợp đồng: Căn cứ vào thỏa thuận này để bên đơn phương chấm dứt hợp đồng lập biên bản thanh lý gửi cho bên bị đơn phương chấm dứt hợp đồng. Thời gian thông báo cần tuân thủ theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc phải báo trước một khoảng thời gian nhất định.
• Hai bên không có thỏa thuận trước trong hợp đồng: Khi một bên có nhu cầu đơn phương thanh lý hợp đồng thì phải gửi biên bản cho bên còn lại và phải nhận được sự đồng thuận của bên đó. Nếu có thiệt hại, hai bên cũng phải thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại.

2.3. Biên bản thanh lý hợp đồng

Tùy theo nhu cầu và thỏa thuận mà các bên có thể xây dựng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khác nhau nhưng phải đảm bảo các nội dung cơ bản sau:

• Số biên bản thanh lý hợp đồng.
• Số hợp đồng đã ký kết giữa các bên.
• Thời gian lập biên bản thanh lý hợp đồng.
• Thông tin các bên: Tên Công ty, địa chỉ, đại diện pháp lý, chức danh, số điện thoại.
• Các điều khoản:
• Điều khoản về nội dung hợp đồng.
• Nguyên nhân thực hiện thanh lý hợp đồng.
• Hiệu lực biên bản thanh lý hợp đồng.
• Trách nhiệm và cam kết của các bên.
• Các chi phí, thiệt hại phát sinh khi thanh lý hợp đồng (nếu có).
• Chữ ký của các bên trên biên bản thanh lý hợp đồng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đơn giản nhất các bên có thể tham khảo như sau:

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng.

Trên đây là thủ tục thanh lý hợp đồng năm 2023: Trình tự, hồ sơ, mẫu biên bản để thanh lý hợp đồng. Tại các văn bản pháp luật hiện hành chưa có quy định rõ ràng và chi tiết về thanh lý hợp đồng nên các bên có thể căn cứ theo thỏa thuận của hai bên để thực hiện.