Doanh nghiệp cần nắm rõ những ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử này để có thể sử dụng một cách hiệu quả nhất. Trong tương lai, hợp đồng điện tử là xu thế giao kết giúp doanh nghiệp có thể hội nhập và cạnh tranh với các doanh nghiệp khác. Do đó, việc nghiên cứu kỹ lưỡng các khía cạnh và bắt đầu sử dụng hợp đồng điện tử sớm ở thời điểm hiện tại sẽ vô cùng có lợi. 

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Công nghệ phát triển mạnh mẽ dẫn đến sự thay đổi phương thức làm việc của nhiều doanh nghiệp. Hợp đồng điện tử được ứng dụng như một giải pháp thay thế cho hợp đồng giấy truyền thống. Vậy hợp đồng điện tử là gì?

Có thể hiểu hợp đồng điện tử là là loại hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật giao dịch điện tử. Trong đó thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử như máy vi tính, laptop, điện thoại, ipad…

Để giao kết hợp đồng điện tử trong các giao dịch thì người dùng bắt buộc phải sử phần mềm ký hợp đồng điện tử được cung cấp bởi các nhà cung cấp đã đăng ký và được cấp phép cung cấp dịch vụ. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử được bảo vệ bởi Luật pháp và theo quy định của Luật Giao dịch điện tử hiện hành.

2. Ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử

Có thể nói tìm hiểu ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng một cách hiệu quả nhất hợp đồng điện tử. Ở thời điểm hiện tại giao kết hợp đồng giấy vẫn còn phổ biến việc tìm hiểu đi trước đón đầu sẽ vô cùng có lợi cho doanh nghiệp.

2.1 Ưu điểm của hợp đồng điện tử 

Nếu như hợp đồng giấy bộc lộ những yếu điểm về thủ tục phức tạp, chi phí thực hiện cao, thời gian ký kết chậm, hay việc quản lý, bảo quản, lưu trữ tìm kiếm khó khăn… hợp đồng điện tử ra đời khắc phục các nhược điểm của hợp đồng giấy truyền thống.

Dưới đây là những ưu điểm của hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp thay đổi phương thức giao kết hợp đồng một cách toàn diện.

(1) Giao kết hợp đồng mọi lúc mọi nơi, trên mọi thiết bị nhanh chóng và thuận tiện

Nhờ việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng mà việc giao hết trở nên nhanh chóng thuận tiện. Thông qua các phương tiện điện tử như: máy tính; laptop; ipad; điện thoại thông minh… hợp đồng sẽ được “ký” bằng chữ ký điện tử chỉ thông qua vài thao tác đơn giản.

Thay vì phải gặp mặt nhau để ký hợp đồng giấy thì sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp người sử dụng có thể phê duyệt và ký hợp đồng online. Ngay cả khi đi du lịch, đi công tác hay ngồi tại văn phòng thì người sử dụng vẫn có thể làm tất cả công việc này.

(2) Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tìm kiếm 

Sử dụng hợp đồng điện tử doanh nghiệp có thể quản lý dễ dàng nhờ vào tính năng phân quyền quản trị. Các chức năng như phê duyệt, đọc, chỉnh sửa, ký… sẽ được phân chia một cách rõ ràng tăng hiệu quả quản lý. 

Ưu điểm của hợp đồng điện tử là dễ dàng quản lý, lưu trữ tối đa.

Không giống như hợp đồng giấy phải có kho lưu trữ, hợp đồng điện tử tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, việc lưu trữ hợp đồng rất dễ dàng. Hợp đồng được lưu trữ tối ưu nhất trên hệ thống, việc bảo quản hợp đồng cũng dễ dàng hơn tránh được các rủi ro về cháy nổ, mối mọt…

Bên cạnh đó các hợp đồng còn được sắp xếp một cách khoa học theo từng tiêu thức. Người dùng chỉ chỉ cần nhập các tiêu thức cần hệ thống sẽ tự động lọc ra hợp đồng phù hợp chỉ trong vài giây.

(3) An toàn bảo mật thông tin

Do được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu điện tử được kiểm soát bởi các hệ thống công nghệ hiện đại, do đó tính bảo mật của hợp đồng cao. Các hợp đồng điện tử sẽ chỉ được mở khi có khóa và mật mã. tính năng phân quyền quản trị cũng hỗ trợ việc bảo mật thông tin tốt hơn.

(4) Nâng cao hình ảnh thương hiệu

Sử dụng hợp đồng điện tử doanh nghiệp có thể dễ dàng giao kết hợp đồng với các đối tác đặc biệt là đối tác nước ngoài. Với phương thức làm việc nhanh chóng, hiệu quả, bắt nhịp cùng xu hướng hiện đại giúp doanh nghiệp nâng cao vị thế trong mắt khách hàng và đối tác.

(5) Hỗ trợ tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí

Nều kinh tế thị trường bắt buộc các doanh nghiệp phải nắm bắt cơ hội nhanh chóng. Sử dụng hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào với khách hàng hay đối tác tiềm năng.

Ngoài ra khi sử dụng hợp đồng điện tử doanh nghiệp chỉ cần bỏ ra chi phí ban đầu để mua phần mềm ký hợp đồng điện tử mà không mất các chi phí giấy tờ, chi phí lưu kho, bảo quản, chi phí cho nhân lực thực hiện… Từ đó, doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tối đa.

2.2 Nhược điểm của hợp đồng điện tử

Bên cạnh ưu điểm thì hợp đồng điện tử cũng sẽ có những nhược điểm nhất định mà doanh nghiệp cần quan tâm. Trong quá trình phân tích ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần lưu ý 3 nhược điểm sau đây.

Sử dụng phần mềm ký hợp đồng điện tử icontract để tối đa lợi ích phòng ngừa rủi ro.

(1) Phạm vi áp dụng có phần bị hạn chế

Căn cứ theo quy định tại Điều 1, Luật Giao dịch điện tử 2005 thì các giao dịch điện tử được áp dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước; trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại và các lĩnh vực khác do pháp luật quy định. Tuy nhiên các quy định của giao dịch điện tử không áp dụng đối với việc: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, không áp dụng với văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

(2) Rủi ro pháp lý

Do hợp đồng điện tử mang tính phi biên giới, khó xác định được địa điểm giao kết hợp đồng, đặc biệt là trong các giao dịch quốc tế. Trong trường hợp tranh chấp việc giải quyết các vấn đề sẽ khó khăn. Do đó để rủi ro thấp nhất hợp đồng điện tử cần có nội dung thỏa thuận thuận để xác định rõ việc này, đồng thời tranh chấp được giải quyết bởi một cơ quan tài phán hoặc một cơ chế xử lý được thỏa thuận trước.

Do tính phi vật chất, vô hình của hợp đồng hợp đồng điện tử cũng rất bất tiện khi không chứng minh được bản gốc và chữ ký gốc. Khi này này các bên cần có sự xác định rõ ràng về bên thứ 3 trong việc xác định chữ ký số hoặc và các điều kiện tương tự có hiệu lực của hợp đồng được xác định cụ thể.

(3) Rủi ro về bảo mật

Mặc dù hợp đồng điện tử có tính bảo mật cao song vẫn xảy ra các trường hợp rủi ro lộ dữ liệu hoặc hệ thống lỗi khi các bên ủy quyền cho bên thứ ba lưu trữ thông tin hoặc chứng thực dữ liệu hoặc do hacker mạng tấn công. 

Để có thể khắc phục những rủi ro khi sử dụng hợp đồng điện tử doanh nghiệp cần lựa chọn các nhà cung cấp phần mềm ký hợp đồng điện tử uy tín. Hiện nay, phần mềm ký hợp đồng điện tử icontract (được cung cấp bởi công ty Pháp triển Công nghệ Thái Sơn) được nhiều doanh nghiệp tin tưởng và lựa chọn. Với tính năng ưu việt, hệ thống cho khách hàng những trải nghiệm sản phẩm chất lượng cao, bảo mật nhiều lớp bên cạnh đó dịch vụ chuyên nghiệp, có đội ngũ hỗ trợ 24/7 khách hàng được hỗ trợ nhanh chóng chỉ sau vài phút.

Qua những phân tích về ưu nhược điểm của hợp đồng điện tử hy vọng sẽ giúp doanh nghiệp phần nào trong việc lựa chọn phần mềm ký hợp đồng điện tử và giảm thiểu rủi ro tối đa trong quá trình sử dụng và giao kết. Trong nền kinh tế mở và tốc độ phát triển công nghệ thông tin mạnh mẽ như hiện nay, giao kết hợp đồng điện tử đang dần trở thành phương thức được doanh nghiệp ưa chuộng, là xu thế trong tương lai thay thế cho đa số các hợp đồng truyền thống.