Đóng dấu giáp lai là một hình thức đóng dấu phổ biến trong các văn bản hiện nay. Vậy pháp luật có những quy định gì về việc đóng dấu giáp lai và cách đóng dấu giáp lai chuẩn như thế nào? Mời bạn đọc cùng dõi theo bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về dấu giáp lai.

1. Dấu giáp lai là gì?

Khái niệm dấu giáp lai là gì ?

Trên thực tế, trong các thông tư và nghị định của Chính phủ ban hành vẫn có những quy định về đóng dấu giáp lai. Tuy nhiên, khái niệm về “dấu giáp lai là gì” thì chưa được đề cập đến.

Hiểu một cách đơn giản, dấu giáp lai là con dấu được đóng vào lề trái hoặc lề phải trong các văn bản, hợp đồng, tài liệu nhiều trang (gồm 2 tờ trở lên). Mục đích của việc sử dụng dấu giáp lai là để đảm bảo tính chân thực, không thay đổi, chỉnh sửa nội dung trong tất cả những tờ có thông tin về con dấu. Văn bản đóng dấu giáp lai sẽ tránh những trường hợp thay đổi trong hợp đồng đã nộp/ ký, giúp văn bản đảm bảo tính khách quan và hạn chế những tranh chấp về sau.

Cần lưu ý, dấu giáp lai không có tính pháp lý mà chỉ có tính xác minh như trên. Theo thông tin trên trang thông tin điện tử của Sở nội vụ tỉnh Nam Định về tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai: Dấu giáp lai không có giá trị pháp lý. Văn bản được xem là có giá trị pháp lý chỉ khi con dấu được đóng đè lên ⅓ chữ ký của người có thẩm quyền.

2. Khi nào cần đóng dấu giáp lai?

Hiện nay, pháp luật chưa có công văn và quy định tổng hợp cho các trường hợp đóng dấu giáp lai. Xem xét và đối chiếu các Bộ luật, Nghị định, ta có các trường hợp cần đóng dấu giáp lai dưới đây:

- Theo quy định tại Điều 49, Luật Công chứng 2014, cần đóng dấu giáp lai đối với văn bản công chứng có số lượng từ 02 tờ trở lên. Dấu giáp lai được đóng giữa các tờ.

- Điều 61, Luật Công chứng 2014 quy định về việc đóng dấu giáp lai cho bản dịch công chứng như sau: Bản dịch cần đính kèm bản sao của bản chính và đóng dấu giáp lai.

- Trong Điểm b, Khoản 3, Điều 20, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP có quy định về việc cần đóng dấu giáp lai cho bản công chứng chứng thực bản sao có từ 02 tờ trở lên.

- Theo Khoản 1, Điều 13, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Dấu giáp lai cần được đóng lên sổ chứng thực của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

Ngoài ra, việc đóng dấu giáp lai cũng được khuyến khích áp dụng cho các loại văn bản khác có nhiều trang như hợp đồng, văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật,... Khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng gồm nhiều trang, các bên cần đóng dấu giáp lai (nếu tất cả các bên giao dịch đều là các tổ chức có sử dụng con dấu).

3. Cách đóng dấu giáp lai đúng quy định

Hướng dẫn đóng dấu giáp lai đúng quy định

3.1 Quy định của pháp luật về việc đóng dấu giáp lai

Điều 33, nghị định của Chính phủ về công tác văn thư năm 2020 quy định về việc đóng dấu như sau:

- Đóng dấu ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và đúng màu mực dấu (màu đỏ).

- Đối với con dấu đóng trên chữ ký, dấu phải đóng lệch sang trái, đè lên khoảng ⅓ chữ ký.

- Với các văn bản ban hành đính kèm văn bản chính hoặc có phụ lục kèm theo, dấu cần đóng trong trang đầu, đè lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc đè lên tiêu đề của phụ lục.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định về việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy.

3.2. Cách đóng dấu giáp lai nhiều trang

Cách đóng dấu giáp lai được quy định tại Điều 33, nghị định của Chính phủ về công tác văn thư năm 2020 như sau:

- Đóng dấu giáp lai tại khoảng giữa hai mép phải của văn bản/ phục lục văn bản. Dấu cần đè lên một phần các tờ giấy.

- Mỗi dấu giáp lai đóng tối đa 5 tờ văn bản.

Tại Khoản 1, Điều 13, nghị định của Chính phủ liên quan đến việc cung cấp bản sao, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch năm 2015 đã nêu rõ:

- Sổ chứng thực của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực phải được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang (không được bỏ trống). Đồng thời, phải đóng dấu giáp lai lên từng trang đó, từ đầu tới cuối sổ.

Điều 20, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về việc chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

- Những bản sao có nhiều trang (từ 02 tờ trở lên) phải đóng dấu giáp lai cho văn bản đó.

4. Quy định về việc sử dụng và quản lý con dấu

Cách sử dụng và quản lý con dấu theo quy định.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm giao Văn thư của tổ chức, cơ quan đó quản lý, sử dụng con dấu của tổ chức theo quy định.

- Trách nhiệm của bộ phận văn thư hành chính trong cơ quan, tổ chức:

+ Sử dụng và bảo quản an toàn con dấu của cơ quan, tổ chức tại trụ sở làm việc.

+ Chỉ khi nhận được văn bản của người có thẩm quyền, văn thư mới giao con dấu của tổ chức cho người khác. Việc bàn giao con dấu cũng cần lập biên bản.

+ Văn thư chỉ được đóng dấu vào những văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Đối với bản sao, cần do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện thì Văn thư mới được đóng dấu.

+ Văn thư là người trực tiếp đóng dấu vào những văn bản/ bản sao do cơ quan, tổ chức ban hành.

Trên đây là những thông tin chi tiết liên quan đến dấu giáp lai và cách đóng dấu giáp lai nhiều trang. Cần chú ý rằng dấu giáp lai chỉ có giá trị xác minh tính chân thực của văn bản và không có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, pháp luật vẫn có những quy định về các trường hợp cần đóng dấu giáp lai và hướng dẫn đóng dấu giáp lai cho những trường hợp đó. Do đó, quý độc giả nên tìm hiểu kỹ lưỡng.

Ngoài ra, để hợp đồng có tính toàn vẹn và không thay đổi, nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng các dịch vụ chữ ký số tin cậy đi kèm với dịch vụ hợp đồng điện tử thay vì phải đóng dấu giáp lai trên các văn bản giấy. Quý doanh nghiệp quan tâm tới việc chuyển đổi số cho doanh nghiệp vui lòng liên hệ đường dây nóng để được tư vấn miễn phí:

Miền Bắc: 1900.4767, Miền Trung/Nam: 1900.4768