Trong các giao dịch bất động sản, hợp đồng mua bán nhà đất là văn bản pháp lý quan trọng ghi nhận sự thỏa thuận của các bên. Tuy nhiên, để hợp đồng có giá trị pháp lý và được pháp luật công nhận, bước chứng thực hợp đồng là yêu cầu bắt buộc. Việc hiểu rõ thủ tục chứng thực không chỉ giúp hạn chế rủi ro tranh chấp mà còn đảm bảo quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.

1. Tại sao phải làm thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất?

Căn cứ theo Khoản 3, Điều 27, Luật Đất đai 2024 quy định về hợp đồng mua bán nhà đất như sau:

Theo quy định này, tất cả các hợp đồng mua bán nhà đất đều cần phải công chứng, do đó người làm hợp đồng phải tiến hành thủ tục chứng thực theo quy định của Pháp luật về đất đai.

2. Thẩm quyền chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

Tại Điểm d, Điểm đ, Khoản 2, Điều 5, Nghị định 23/2015/NĐ-CP, quy định về thẩm quyền và trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã như sau:

Như vậy, việc chứng thực hợp đồng chuyển nhượng nhà đất thuộc về Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi có nhà đất được chuyển nhượng.

Lưu ý: 

Đối với tổ chức hành nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

3. Thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

Thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất hiện được quy định tại Luật Đất đai 2024, Luật Công chứng 2014, cùng các văn bản hướng dẫn thi hành. Theo đó, hợp đồng chỉ có giá trị pháp lý khi được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền.

3.1. Hồ sơ công chứng cần chuẩn bị

Các bên tham gia cần chuẩn bị đầy đủ giấy tờ sau:

• Dự thảo hợp đồng mua bán nhà đất (bản chính).
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản (Sổ đỏ/Sổ hồng) (bản sao) và xuất trình kèm theo bản chính để đối chiếu. 
• Giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD, hộ chiếu).
• Giấy đăng ký kết hôn hoặc xác nhận tình trạng hôn nhân.
• Các giấy tờ liên quan khác (nếu có).

3.2. Thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất năm 2025

Năm 2025, thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất tiếp tục là bước pháp lý bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ và an toàn cho các giao dịch bất động sản.

Bước 1: Nộp hồ sơ tại UBND cấp xã

Nộp 01 hồ sơ chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất trực tiếp tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất được chuyển nhượng theo quy định:

• Hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất.
• Hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.

Khi nộp hồ sơ, người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính hoặc bản sao có chứng thực Giấy chứng minh nhân dân/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước/Hộ chiếu/giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc Căn cước điện tử.

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, xác minh thông tin

Cán bộ tiếp nhận hồ sơ (trong trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa) kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực.

Bước 3: Các bên ký hợp đồng trước mặt công chứng viên hoặc cán bộ chứng thực.

Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch phải ký trước mặt người thực hiện chứng thực, nếu hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên thì phải ký vào từng trang. 

Lưu ý:

• Nếu người yêu cầu chứng thực không ký được thì phải điểm chỉ; 
• Nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm chứng. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch. 

Bước 4: Công chứng viên/cán bộ chứng thực ghi lời chứng, ký, đóng dấu và trả lại hợp đồng cho các bên.

Người thực hiện chứng thực (hoặc người tiếp nhận hồ sơ) ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định. Trường hợp tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Một cửa thì người tiếp nhận hồ sơ ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và ký vào dưới lời chứng theo mẫu quy định.

Người thực hiện chứng thực ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch (nếu hồ sơ không được tiếp nhận qua Bộ phận Một cửa), ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Lưu ý:

• Phải đánh số thứ tự từng trang đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch. 
• Đối với hợp đồng có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
• Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch do người yêu cầu chứng thực mời hoặc do cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định. Người phiên dịch phải là người có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật, thông thạo tiếng Việt và ngôn ngữ mà người yêu cầu chứng thực sử dụng. 

4. Lệ phí chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất

Mức lệ phí được quy định theo Thông tư của Bộ Tài chính. Hiện nay, mức phí chứng thực cho mỗi hợp đồng, giao dịch mua bán nhà đất 50.000 đồng.

Trường hợp thực hiện chứng thực tại các văn phòng công chứng người yêu cầu chứng thực có thể phải trả thêm phí dịch vụ, do đó cần tìm hiểu kỹ chi phí để chủ động về tài chính.

Trên đây là chi tiết thủ tục chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất. Các cá nhân, doanh nghiệp khi thực hiện cần chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, tuân thủ đúng quy định và lựa chọn cơ quan có thẩm quyền phù hợp. Việc thực hiện thủ tục một cách chính xác, minh bạch sẽ giúp đảm bảo quyền lợi lâu dài, hạn chế tối đa rủi ro pháp lý trong tương lai.

Thu Hương