Đóng dấu giáp lai bên trái hay bên phải? Đóng dấu giáp lai là thủ tục pháp lý đảm bảo tính xác thực của văn bản, ngăn chặn thay đổi nội dung, tài liệu dẫn đến sự sai lệch, có ý nghĩa đặc biệt quan trọng nếu xảy ra tranh chấp. Vì vậy, khi đóng dấu giáp lai, người đóng dấu phải đặc biệt lưu ý các quy định về tính pháp lý của dấu giáp lai.

Đóng dấu giáp lai bên trái hay bên phải

1. Khi nào cần đóng dấu giáp lai?

Căn cứ theo quy định tại Điều 49, Luật Công chứng năm 2014, văn bản công chứng từ hai trang trở lên thì mỗi trang phải được đánh số thứ tự, văn bản công chứng có từ 2 trang trở lên thì phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ của văn bản.

Mặt khác, theo Khoản 3, Điều 20, Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định, khi đóng dấu giáp lai cần đảm bảo ký và ghi rõ họ tên, có dấu hợp lệ của cơ quan tổ chức thực hiện công chứng và ghi vào sổ chứng thực.

Bản sao có từ 02 trang trở lên ghi lời chứng vào trang cuối và bắt buộc có đóng dấu giáp lai. Mỗi bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản hoặc nhiều bản sao được công chứng từ bản chính, văn bản trong cùng một thời điểm sẽ được ghi một số chứng thực.

2. Đóng dấu giáp lai bên trái hay bên phải 

Căn cứ theo Điểm đ, Khoản 1, Điều 33, Nghị định 30/2020:

“đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.”

Như vậy, dấu giáp lai phải được đóng theo quy định sau:

• Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, đóng trùm lên một phần của tờ giấy.
• Mỗi dấu chỉ được đóng lên tối đa 05 tờ văn bản.
• Dấu giáp lai phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn và thuận chiều, dấu đúng mực màu đỏ theo quy định.

Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản.

3. Một số quy định về đóng dấu giáp lai trên văn bản

Dấu giáp lai là loại dấu được sử dụng khá phổ biến trong các văn bản hành chính, hợp đồng. Tuy nhiên, nhiều người vẫn chưa nắm rõ tính pháp lý của đóng dấu giáp lai.

3.1 Bên nào đóng dấu giáp lai trên văn bản?

Khi thực hiện giao kết hợp đồng, thông thường các doanh nghiệp sẽ đóng dấu giáp lai trên hợp đồng. Tuy nhiên, không có quy định bắt buộc về việc phải đóng dấu giáp lai trên những văn bản này.

Hiệu lực của hợp đồng phụ thuộc vào nội dung thỏa thuận giữa các bên, chữ ký và đóng dấu ở phần cuối cùng trong hợp đồng. Trong đó, giá trị pháp lý của văn bản khẳng định bởi con dấu đóng ở ⅓ chữ ký bên trái của người có thẩm quyền ký kết trên hợp đồng.

Nghĩa là việc đóng dấu giáp lai chỉ nhằm mục đích đảm bảo tính toàn vẹn của nội dung văn bản để tránh việc sửa chữa, thay đổi nội dung văn bản.

Như vậy, trên hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, các bên đều có quyền đóng dấu giáp lai. Một trong số các bên hoặc tất cả các bên đều có thể đóng dấu giáp lai mà không ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng.

Lưu ý khi đóng dấu giáp lai trên hợp đồng.

3.2 Đóng dấu giáp lai trên ảnh

Dấu giáp lai trên các văn bản có 2 tờ trở lên được áp dụng phổ biến, vậy dấu giáp lai trên ảnh thì đóng như thế nào?

Việc đóng dấu giáp lai trên ảnh được áp dụng tương tự như với đóng dấu giáp lai trên văn bản vì pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể về việc đóng dấu giáp lai trên ảnh, cụ thể như sau:

• Dấu giáp lai sẽ được đóng vào mép bên phải, phía dưới của ảnh.
• Dấu giáp lai phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định của pháp luật.

3.3 Ai có thẩm quyền quản lý dấu?

Căn cứ theo Điều 32, Nghị định 30/2020/NĐ-CP về vấn đề quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật thì người đứng đầu cơ quan sẽ giao con dấu cho bộ phận Văn thư quản lý, sử dụng theo quy định. Từ đó, Văn thư cơ quan sẽ có trách nhiệm:

• Bảo quản và sử dụng con dấu.
• Chỉ giao con dấu của cơ quan, doanh nghiệp, tổ chức cho người khác khi được người có thẩm quyền phê duyệt bằng văn bản. Việc bàn giao con dấu phải được lập biên bản.
• Phải trực tiếp đóng dấu và ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
• Chỉ thực hiện đóng dấu và ký số của tổ chức, cơ quan vào văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản cho cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện.

Như vậy, việc đóng dấu giáp lai trên các văn bản tùy thuộc vào tính chất của văn bản, tài liệu, giấy tờ,... áp dụng với văn bản từ 2 trang trở lên đối với văn bản in một mặt và ba trang đối với văn bản in hai mặt.

Đóng dấu giáp lai nhằm mục đích đảm bảo tính chân thực của nội dung từng trang trên văn bản, tránh việc thay đổi các nội dung trong tài liệu được trình hoặc được nộp trong quá trình giao kết hợp đồng, văn bản, hồ sơ cho các cơ quan chức năng. Việc đóng dấu giáp lai đảm bảo sự khách quan cho tài liệu, tránh việc thay thế hoặc cố tình làm sai lệch nội dung đã giao kết trước đó.