Hợp đồng điện tử đang được sử dụng phổ biến trong các giao dịch. Để đảm bảo pháp lý cho dạng hợp đồng này, các tổ chức trung gian bên thứ 3 sẽ được cấp phép để hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Vậy các tổ chức `này hoạt động như thế nào, có vai trò và nhiệm vụ gì?

1. Tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử là gì?

Dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử là một dịch vụ của bên thứ ba chuyên về việc lưu trữ và bảo vệ tính toàn vẹn của các tài liệu điện tử mà các bên tạo ra trong quá trình ký kết và thực hiện hợp đồng.

Tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử là gì?

1.1 Mục tiêu  của tổ chức chức thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam

Để đảm bảo tính khả dụng và hợp lệ của hợp đồng điện tử, Bộ Công Thương đã triển khai Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam (CeCA.gov.vn) từ tháng 6/2022. Cùng với đó, các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA – Certified eContract Authority) đã được đăng ký và triển khai cung cấp dịch vụ chứng thực, còn gọi là hợp đồng điện tử có tích xanh, được chứng thực bởi các CeCA và Bộ Công Thương. 

Các tổ chức này phải đảm bảo rằng hệ thống của họ hoạt động một cách an toàn, bảo mật, và đáng tin cậy, đồng thời phải đáp ứng đủ điều kiện để được cấp phép bởi Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương, theo quy định tại Nghị định số 52/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 05 năm 2013 về Thương mại điện tử.

Mục tiêu chính của các tổ chức này là bảo đảm rằng hợp đồng điện tử được lưu trữ và chứng thực theo tiêu chuẩn cao nhất và không bị từ chối. Bằng cách thực hiện nhiệm vụ này, họ đóng góp vào chính sách chuyển đổi số quốc gia theo chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ.

1.2 Nhiệm vụ của tổ chức chức thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam

Các tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử có các chức năng và nhiệm vụ cụ thể như sau:

• Quản lý và vận hành hệ thống kỹ thuật liên quan đến hợp đồng điện tử, đồng thời kết nối với Hệ thống Hợp đồng điện tử Việt Nam;
• Chịu trách nhiệm tạo lập và quản lý các hợp đồng điện tử, đảm bảo chúng tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn và yêu cầu pháp lý theo Điều 33, 34 của Luật Giao dịch điện tử 2005;
• Đảm bảo và chịu trách nhiệm về bảo mật, duy trì tính toàn vẹn, xác định nguồn gốc, và đảm bảo tính không thể từ chối của các hợp đồng điện tử;
• Cập nhật và nâng cấp hệ thống định kỳ, đồng thời phát triển trên nhiều nền tảng để thuận tiện cho người dùng;
• Hợp tác chặt chẽ với các cơ quan quản lý nhà nước để bảo đảm tất cả hoạt động và xử lý sự cố diễn ra đúng quy định, bảo vệ quyền lợi của các bên tham gia hợp đồng điện tử.

2. Điều kiện cấp phép tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam

Doanh nghiệp tiến hành hoạt động cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử phải tiến hành đăng ký với Bộ Công Thương.

Điều kiện đăng ký tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử.

2.1 Điều kiện pháp lý

- Tổ chức phải là thương nhân và được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

- Được cấp giấy phép bởi đơn vị tổ chức cung cấp chứng thư số (CA).

- Hồ sơ đăng ký để cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử bao gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử.
• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các tài liệu liên quan đến hồ sơ năng lực.
• Đề án hoạt động cung cấp theo yêu cầu quy định.
• Công văn xin kết nối với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam.

2.2 Điều kiện về kỹ thuật

- Có nền tảng quản lý eCONTRACT với các yêu cầu sau:

• Có giấy phép kinh doanh dịch vụ eCONTRACT.
• Đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật quy định.
• Cung cấp tính năng Audit Trail để theo dõi các hoạt động.
• Hỗ trợ OCSP/CRL (Online Certificate Status Protocol/Certificate Revocation List).
• Cung cấp dịch vụ eKYC (Electronic Know Your Customer).

- Thực hiện việc tích hợp nền tảng eCONTRACT với Trục phát triển hợp đồng điện tử Việt Nam theo các tiêu chí nghiệm thu của Trục:

• Tổ chức họp giới thiệu về Trục.
• Trục cung cấp tài liệu hướng dẫn tích hợp để tổ chức trở thành CeCA.
• Thành lập nhóm hỗ trợ tích hợp qua các phương tiện liên lạc khác nhau.
• Đơn vị tiến hành viết báo cáo tích hợp và biên bản nghiệm thu tích hợp thành công theo mẫu được cung cấp bởi Trục.

3. Thủ tục đăng ký tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam

Thủ tục đăng ký tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử.

Tổ chức đăng ký thực hiện trực tuyến thông qua Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử. 

Quy trình khai báo hồ sơ:

• Bước 1: Truy cập www.online.gov.vn.

Cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh truy cập vào Cổng thông tin Quản lý hoạt động thương mại điện tử để đăng ký tài khoản đăng nhập vào hệ thống.

• Bước 2: Đăng ký

Sau khi được cấp tài khoản, cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh tiến hành đăng ký website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử.

• Bước 3: Nộp hồ sơ

Nếu hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ, cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh nộp bộ hồ sơ đăng ký hoàn chỉnh (bản giấy) về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin).

• Bước 4: Theo dõi tình trạng hồ sơ. 

Trong vòng 30 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo yêu cầu bổ sung thông tin, nếu cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh không phản hồi, hồ sơ đăng ký trên hệ thống sẽ bị chấm dứt, và cá nhân hoặc tổ chức sẽ phải đăng ký lại từ đầu.

• Bước 5: Xác nhận đăng ký. 

Thời gian xác nhận là 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được bộ hồ sơ đăng ký bản giấy đầy đủ, hợp lệ do cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh gửi trực tiếp hoặc qua bưu điện về Bộ Công Thương (Cục Thương mại điện tử và Công nghệ thông tin). 

Sau khi hoàn tất quy trình đăng ký, Bộ Công Thương sẽ gửi một đoạn mã qua địa chỉ email đã đăng ký để cá nhân hoặc tổ chức gắn lên website cung cấp dịch vụ thương mại điện tử, hiển thị dưới dạng biểu tượng đăng ký.

Sau khi hoàn thành tất cả các bước trên, đơn vị sẽ được cấp phép cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử CeCA.

Trên đây là những thông tin giới thiệu tới quý khách thông tin tổng quan về tổ chức chứng thực hợp đồng điện tử tại Việt Nam. Bài viết được tổng hợp bởi Phần mềm Hợp đồng điện tử iContract. Hy vọng thông tin trong bài viết đã mang lại giá trị hữu ích cho quý khách.