Quy định về chữ ký số trên hợp đồng không phải ai cũng biết khiến nhiều doanh nghiệp chịu tổn thất nặng nề. Nắm rõ các quy định về chữ ký số trên hợp đồng tránh rủi ro giúp cho việc hợp tác kinh doanh được thuận lợi.

Quy định về chữ ký số trên hợp đồng điện tử.

1. Chữ ký số và yêu cầu đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Đối với hợp đồng điện tử các bên không thể ký tay hay đóng dấu vì vậy người ta sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký tay (đối với cá nhân) và con dấu (đối với tổ chức, doanh nghiệp). 

1.1 Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng của chữ ký điện tử. Chữ ký số được định nghĩa như sau:

 "Chữ ký số" là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:

a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;

b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

(Theo Khoản 6, Điều 3, Nghị định 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018)

Trong trường hợp pháp luật quy định hợp đồng điện tử cần có chữ ký hoặc đóng dấu thì hợp đồng được xem là đáp ứng yêu cầu khi được ký bằng chữ ký số và chữ ký số đó được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP này. 

2.2 Yêu cầu đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Theo Điều 9, Nghị định 130/2018/NĐ-CP các yêu cầu đảm bảo an toàn cho chữ ký số gồm:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực đồng thời kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó.
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số.
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

2. Những quy định về chữ ký số trên hợp đồng không phải ai cũng biết

Có rất nhiều các quy định về chữ ký số trên hợp đồng, tuy nhiên không phải ai cũng biết. Nhiều trường hợp đơn vị doanh nghiệp sử dụng chữ ký số sai quy định dẫn đến hợp đồng vô hiệu.

Đối tượng cung cấp chữ ký số phải là đối tượng được cấp phép theo quy định của pháp luật.

2.1 Quy định về đối tượng cung cấp chữ ký số 

Chữ ký số đảm bảo an toàn bắt buộc phải do 1 trong các tổ chức sau cung cấp:

• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số quốc gia hoặc Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng Chính phủ;
• Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng của các cơ quan, tổ chức được cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số chuyên dùng.

2.2 Quy định về chữ ký số trên hợp đồng liên quan đến giá trị pháp lý

Căn cứ theo quy định tại Điều 8, Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định về giá trị pháp lý của chữ ký số. Theo đó hợp đồng bắt buộc phải có chữ ký số được đảm bảo an toàn theo quy định tại Điều 9, Nghị định này trong trường hợp:

• Pháp luật quy định hợp đồng/ văn bản cần có chữ ký (VD: hợp đồng nhượng quyền thương hiệu; hợp đồng bảo hiểm; hợp đồng mua bán xe ô tô…).
• Pháp luật quy định hợp đồng cần được đóng dấu của cơ quan tổ chức.

Hợp đồng điện tử sau khi ký số theo quy định của Pháp luật về giao dịch điện tử sẽ có giá trị pháp lý tương đương với hợp đồng giấy và được pháp luật bảo vệ bằng các chế tài cụ thể.

2.3 Sau khi hoàn tất ký chữ số thì hợp đồng không thể thể sửa đổi 

Bên đề nghị ký số ký số lên hợp đồng thì gửi cho bên được đề nghị ký số. Sau khi bên được đề nghị hoàn tất việc ký số thì hệ thống sẽ gửi thông báo hoàn tất thủ tục ký hợp đồng đến các bên tham gia. Sau khi các bên hoàn tất việc ký số thì  hợp đồng không thể sửa đổi.

Sau khi hoàn tất việc ký số thì hợp đồng không thể sửa đổi.

2.3 Những hợp đồng điện tử không có giá trị pháp lý dù được ký số theo luật 

Trên thực tế, không phải hợp đồng nào ký số cũng được chấp nhận. Theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử thì những hợp đồng sau đây dù được ký số cũng không có giá trị pháp lý.

• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/ quyền sở hữu nhà; 
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng các bất động sản khác; 
• Hợp đồng về thừa kế;
• Giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử; 
• Hối phiếu và các giấy tờ có giá khác.

Các hợp đồng trên chỉ được giao kết theo phương thức hợp đồng giấy (không được giao kết theo phương thức điện tử) do đó dù có lập và ký số, chữ ký số đảm bảo an toàn thì cũng không được chấp nhận.

Trên đây là quy định về chữ ký số trên hợp đồng không phải ai cũng biết. Khi giao kết hợp đồng điện tử cần đặc biệt lưu ý về chữ ký số để hợp đồng có hiệu lực, tránh rủi ro về kinh tế.